【Excel教學】2024辦公室和教室都實用的Excel教學－Excel功能、函數介紹

一、vlookup函數

Excel的vlookup用途很廣泛，最主要用法是把資料表做連結，依據的是兩個資料表中某個相同的欄位，透過vlookup做比對並且連結。 例如有一份資料是鄉鎮市區的人口資料，鄉鎮市區只有代碼；另一份資料是鄉鎮市區代碼和名稱對照表，需要將兩份資料合併才能把代碼、名稱、人口數都對應起來。

vlookup會在table_array範圍中，依序比對第一欄是否有跟lookup_value一樣的資料值，有的話會回傳同一列第N個欄位的值( N = col_index_num )。

VLOOKUP( lookup_value , table_array , col_index_num , [range_lookup] )

lookup_value : 要被比對的欄位，也就是要拿來當關聯的資料欄位
table_array : 要對照的表格範圍，與lookup_value作比對的欄位一定要在表格範圍的第一欄(最左邊)
col_index_num : 要填入的資料值在table_array表格範圍的第幾欄

點我看詳細說明文章：【Excel教學】vlookup函數用法與範例：比對重複資料並聯結。

---

二、xlookup函數

xlookup函數相對vlookup有了更多人性化的設計，所以使用上也多了很多彈性，以下簡單列幾項主要差別:

1. 回傳的項目可以是一筆資料(某個儲存格)，也可以是回傳好幾筆資料(好幾個儲存格)。
2. 鍵值(被比對的欄位)不一定要在對照表格範圍的第1欄。
3. 不用指定TRUE(大約符合)或FALSE(完全符合)，預設就是FALSE。

xlookup會在lookup_array範圍中，依序比對是否有跟lookup_value一樣的資料值，有的話會回傳return_array裡面的資料。

XLOOKUP( lookup_value , lookup_array , return_array , [if_not_found] , [match_mode] , [search_mode])

lookup_value : 要被比對的欄位，也就是要拿來當關聯的資料欄位
lookup_array : 要跟lookup_value做比對的欄位範圍
return_array: 要回傳的資料(可以是很多欄位)
[if_not_found]: 選填項。如果比對不到符合資料時，會回傳的值
[match_mode]: 選填項。判斷相符的模式，預設為完全相符。
[search_mode] : 選填項。指定要使用的搜尋模式。

點我看詳細說明文章：【Excel教學】xlookup 用法與範例：比vlookup更簡單好用的比對函數

---

三、 判斷excel包含特定文字：find函數, countif函數

有些時候會想知道哪些儲存格包含某個特定文字或字串，這有點類似SQL語法中的LIKE或是python語法中的in，excel則是可以透過FIND和COUNTIF函數來找出特定文字或字串。

（一）FIND函數語法

FIND函數會判斷要找出的文字(find_text)是不是落在查找的字串範圍(within_text)裡面。是的話回傳在第幾個字開始是要查找的文字，否的話會是#VALUE(excel中表示錯誤的值)。

FIND( find_text , within_text , [start_num] )

find_text : 要找出的文字(也可是一串字串)
within_text: 要在哪個字串範圍裡面查找
[start_num]: 選填項。要從第幾個文字開始查找

（二）COUNTIF函數語法

COUNTIF的介紹可以先參考 : countif : 自動計算次數 – Excel小技巧。

countif( range , criteria )

range : 要計算次數的範圍
criteria : 符合這個條件的時候會計算次數

點我看詳細說明文章：【Excel教學】判斷excel包含特定文字的2個函數:FIND和COUNTIF

---

四、Excel 樞紐分析

（一）樞紐分析簡介

樞紐分析是Excel裡面一個可以快速將資料值做分組加總、平均等計算的工具，當資料筆數很多，但是我們想要依據某些欄位來做分類的時候就非常適合使用。

（二）樞紐分析運作原理

樞紐分析表會依據所選的欄位，將該欄位裡面相同的類別做資料值的加總，例如欄位選擇消費類別，加總的值選擇金額，樞紐分析表就會呈現各種消費類別的金額總額。

接下來以記帳資料為範例，示範樞紐分析的操作步驟。記帳資料中包含四個欄位：「日期」、「帳戶」、「分類」、「金額」。呼叫出樞紐分析功能的步驟如下：

1. 選取資料範圍（包含標題）
2. 點選上方工具列的插入/樞紐分析表
3. 出現建立樞紐分析表對話視窗，預設會將樞紐分析表建立在一個新的excel工作表，可直接按確定
4. 將要新增到樞紐分析表的欄位拖曳到相對應的欄、列、值的位置

拖曳相對應的欄、列、值的資料來源

點我看詳細說明文章：【Excel教學】樞紐分析－自動算出分組分類的加總、平均、百分比

---

五、快速調整欄寬

Excel的儲存格不會自動因為內容長度而做寬度的調整，如果儲存格內的文字較長的話就會難以閱讀；或是儲存格內內容太短卻佔用很大空間。

（二） 方法一：滑鼠在欄位右邊連點2下

1. 將滑鼠游標移到要調整寬度的欄位表頭右邊（例如G欄就要移到上方G旁邊）
2. 滑鼠右標出現雙箭頭（如下圖）
3. 連點2下左鍵

（二） 方法二：格式／自動調整欄寬功能

1. 選取要調整寬度的欄位（可以一次選取多個欄位）
2. 按下「格式／自動調整欄寬」。
3. Excel會自動將這些欄位依照儲存格內的內容調整寬度。

點我看詳細說明文章： 【Excel教學】2個快速調整欄寬的方法與範例

---